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¿Eres uno de los millones de personas que viajan, trabajan o estudian y tus planes se han visto desorganizados debido a la pandemia de COVID 19 y las restricciones de viaje? ¿Has estado navegando recientemente en la web, leyendo miles de artículos, viendo videos y quizás incluso asistiendo a paneles de discusión sobre aprendizaje en línea, intercambio virtual y pasantías online? ¿Finalmente tomaste la decisión de probarlo y te inscribiste en un programa virtual? Si estás listo para embarcarte en tu primer viaje virtual, ¡estás en el lugar correcto! Vamos a guiarte a través de algunos de los pasos que puedes seguir para crear un ambiente efectivo y prepararte para un espacio de trabajo virtual que te haga sentir cómodo, seguro y listo para aprovechar al máximo esta única experiencia.  

Si todavía no estás seguro sobre lo que es un programa virtual o de lo que implica, primero echa un vistazo a este artículo.

Paso 1. Equipo

ambiente trabajo virtual efectivo

¿Tienes ya todas las herramientas necesarias para asegurarte de poder acceder a las plataformas, asistir a reuniones, clases, grupos de discusión y visitas virtuales? Te dejamos una lista de algunos de los equipos que recomendamos.

Aunque muchas plataformas ya se han adaptado para ser más amigables con los dispositivos móviles, recomendamos utilizar una computadora, ya que escribir en un teclado móvil puede tener sus desafíos y la descarga de documentos puede dejarte un espacio limitado en tu celular o tableta. Sin embargo, no te preocupes si tus únicas opciones son o un teléfono móvil o una tableta, echa un vistazo a este artículo que te muestra todos los que están en la misma posición.

Un auricular decente será muy útil para lograr un trabajo efectivo si no tienes un ambiente tranquilo o si participas en un programa de trabajo virtual mientras viajas. Se recomienda el uso de auriculares con micrófono, ya que esto garantizará que tú y todas las personas con las que te relaciones durante las reuniones y los grupos de discusión en vivo puedan escucharse sin distracciones.

Qué buscar al decidirte por audífonos

En primer lugar, tus audífonos deben ser cómodos, seamos honestos, tú y tus audífonos pasarán varias horas al día juntos, por lo que no querrás sufrir dolores de cabeza debido a que tus audífonos están demasiado apretados o tienen molestias en los oídos porque el auricular no tiene la protección y amortiguación correcta.

Obviamente, la buena calidad de sonido es muy importante al considerar un ambiente efectivo de trabajo virtual, ya que la constante estática de un sonido poco claro te volvería loco con el tiempo, sin mencionar que distorsiona información importante que podrías perder como resultado.

Las capacidades de cancelación de ruido serían una ventaja adicional para reducir los sonidos de fondo que podrían distraerte a ti u otras personas en una llamada. También es buena idea tener un micrófono adjunto cerca de tu boca para que no tengas que forzar tu voz sobre el sonido de fondo.

Personalmente prefiero usar auriculares con un botón de silencio del micrófono para poder apagar fácilmente mi sonido si necesito toser o si hay ruido en mi extremo. Como estudiante que comparte un apartamento, es posible que no siempre pueda controlar el ruido de fondo. El botón de silencio me ha salvado de vecinos habladores, sirenas a todo volumen y perros ladrando que podrían haber interrumpido mis presentaciones y haber sido bastante embarazoso. Para obtener más información sobre los mejores auriculares, recomendamos este artículo de Forbes.

Paso 2. Tecnología

La nueva tecnología es algo que puede inspirar a algunos y hacerlos burbujear de emoción, mientras que, para otros, la sola idea de tratar de navegar a través de una nueva plataforma o sistema les genera una gran ansiedad. De cualquier manera, sería bueno investigar qué plataformas utilizará tu proveedor o empleador para que puedas descargar cualquier aplicación requerida o tal vez encontrar tu camino en cualquier plataforma nueva de antemano. Esto aliviará parte del estrés o la presión que puedas sentir al comienzo de tu programa o pasantía online.  

Aquí hay una lista de algunas de las herramientas virtuales más populares que muchas organizaciones han estado utilizando recientemente:

Zoom: se ha convertido en una de las herramientas de más rápido crecimiento que se utilizará para las reuniones en línea en 2020. La mayoría ya estarán familiarizados con esta plataforma. Esperamos que no seas uno de los que ya está experimentando ‘fatiga de zoom’.

Otros espacios de reuniones de trabajo o estudios virtuales populares incluyen skype, slack, go to meeting, y Google meets. Si estás buscando investigar más sobre el mejor software de reuniones que existe y encontrar el más adecuado y efectivo para tu ambiente laboral, consulta este artículo.

Las reuniones y conferencias no serán las únicas actividades durante tu programa y si realizas tareas o participas en una pasantía online, es posible que necesites familiarizarte con nuevas plataformas de aprendizaje o herramientas de administración virtual como Trello, Google docs, Dropbox, Salesforce, Google Classrom, Blackboard Learn o Docebo. Te recomendamos enterarte por tu proveedor qué sistemas y plataformas usan para que puedas familiarizarte con ellos antes de comenzar tu programa.

Paso 3. Gestión de tiempo

ambiente trabajo virtual efectivo

Gestión de tiempo en diferentes zonas horarias.

Existe una buena posibilidad de que en algún momento durante tu programa se requiera tu compromiso con alguien en otro país o asistir a una discusión o reunión en una zona horaria diferente. Trabajar en diferentes zonas horarias puede ser extremadamente confuso y no deseas la vergüenza de llegar tarde a una reunión programada o perderla por completo. Tampoco deseas enviar solicitudes de reunión o invitaciones de calendario a las personas que se espera que asistan en las primeras horas de la mañana. Para ayudarte a evitar toda esta confusión y para que puedas navegar con éxito por el mundo durante horas respetables. Recomendamos este planificador de reuniones de reloj mundial, una herramienta increíble que permite planear reuniones virtuales para varias ciudades a la vez y generará los tiempos recomendados que funcionarán mejor para todos ellos. Sin duda una herramienta que traerá tranquilidad y un ambiente de trabajo mucho más efectivo.

Paso 4. Comunicación efectiva en un espacio virtual.

Comunicación Efectiva

La comunicación efectiva puede ser un desafío para muchos de nosotros, incluso sin las complejidades añadidas de audio deficiente, conexión a Internet errática y varias personas que intentan hablar al mismo tiempo. ¡Te dejamos un ejemplo de una reunión que salió mal!

¿Cómo puedes asegurarte de evitar una reunión virtual desastrosa e improductiva?

• Asegúrate de tener la última versión de la plataforma instalada de antemano.

• Asegúrate de tener suficientes datos y una conexión a Internet confiable de alta velocidad, se recomiendan 5-8 Mbps para videoconferencias.

• Si no te encuentras en un espacio privado y tranquilo, asegúrate de tener los auriculares con cancelación de ruido enchufados.

Seguir los pasos anteriores es un excelente punto de partida, sin embargo, aún puede experimentar desafíos cuando hablas con colegas u otros participantes que hablan un idioma diferente. De manera presencial, puedes normalmente confiar en el lenguaje corporal para ayudarte en la comunicación, sin embargo, esto puede ser más desafiante en un espacio virtual. Para obtener consejos sobre cómo manejar acentos difíciles y superar las barreras del idioma en equipos virtuales, recomendamos este artículo.

Paso 5. Fondo de video

Creación y antecedentes efectivos

Si vas a participar en una videollamada o conferencia, es aconsejable que pienses en tu telón de fondo. Al ser un trabajo virtual, debes considerar lo que las personas mirarán detrás de ti e intentar colocarte con una pared detrás de ti para que no corras el riesgo de que otras personas caminen detrás durante la llamada, lo que puede ser extremadamente molesto para otros y alterar el ambiente de trabajo a uno muy poco efectivo. Alternativamente, puedes establecer un fondo virtual en algunas plataformas, como zoom, que oscurecerá cualquier desorden o distracción detrás de ti.

Paso 6. Seguridad y privacidad

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Seguridad cibernética

Finalmente, y lo más importante, cualquier buen proveedor tendrá una política o términos de servicio para protegerte contra el acoso cibernético, así como para proteger tu privacidad y garantizar la confidencialidad. Asegúrate de leer detenidamente ese documento y de estar seguro de que toda tu información personal está protegida. Una buena política o términos de servicio deben cubrir los siguientes temas:

  • Tu información personal y cómo está protegida
  • Qué información personal se recopila y cómo se utilizará
  • Seguridad y ciberacoso
  • Política de uso aceptable, contenido prohibido.
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Finalmente, si aún no has reservado un programa virtual, ¡lo recomendamos encarecidamente! Mira lo que ofrecemos.

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Evolve Abroad es una academia que colabora con especialistas globales para facilitar la educación, el crecimiento, el desarrollo de habilidades, el compromiso y las valiosas experiencias en todo el mundo por medio de sus programas internacionales de preparación profesional en modalidad virtual o presencial.

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